24 Stunden am Tag erreichbar, immer gleich gut gelaunt, freundlich und schnell. „Wow, das ist der ideale Mitarbeiter“, denken Sie jetzt? Leider werden Sie auf dem Arbeitsmarkt einen solchen Mitarbeiter kaum finden. Zumindest nicht, wenn Sie nach einem aus Fleisch und Blut suchen. Aber: Sie könnten es mal mit KI (= Künstliche Intelligenz) versuchen. Besser gesagt mit einem Chat-Bot.
In Bewerbungsprozessen werden gerade in der ersten Runde immer wieder die gleichen Fragen gestellt: Wann endet die Bewerbungsfrist? Wie hoch ist das Einkommen? Welche Arbeitszeiten werden erwartet? Sind Teilzeit-Modelle möglich? Aus Sicht jedes einzelnen Kandidaten sind das zwar essentielle Fragen. Wenn aber Ihr Mitarbeiter in der Personalabteilung immer wieder die gleichen Antworten an zig Bewerber abgeben muss, kostet das Zeit und Nerven.
An dieser Stelle kann ein Chat-Bot helfen. Aber wer oder was sind diese Chat-Bots eigentlich? Im Wesentlichen lassen sich zwei Arten von Chat-Bots unterscheiden:

  1. Einfache Bots, die nichts mehr sind als ein Dialogsystem, in das Text eingegeben werden kann und das Text ausgibt. Ähnlich einer Volltextsuche.
  2. Ein KI-Bot, der mit lernenden Algorithmen verschiedene Aufgaben übernehmen kann und damit zum digitalen Kollegen wird. Bots könnten im Idealfall sogar die komplette Candidate Journey abdecken, vom Screening bis zum Onboarding.

Welchen Chat-Bot für welche Aufgaben?

Für die Beantwortung einfacher Fragen kann es genügen, einem Chat-Bot Zugriff auf eine gut gefütterte Wissensdatenbank zu verschaffen und bestimmte Routinen zu programmieren. Auch das kostet zum Start des Einsatzes natürlich Zeit. Allerdings: Einmal programmiert, kann der Bot die Daten und Fakten bei Anfragen rund um die Uhr abgeben. Das wird die Bewerber freuen. Sofort Antwort auch auf individuelle Fragen zu bekommen, hinterlässt einen positiven Eindruck im gesamten Bewerbungsprocedere ( Stichwort „Candidate Experience“).
Einfache Hilfe von animierten Chat-Bots kennen Sie sicher aus den Bereichen Vertrieb und Marketing. Auf der Seite von Ikea tauchte etwa Avatar „Anna“ bereits Anfang der 2000er-Jahre auf und sollte den Usern bei Suche und Einkaufsentscheidung weiterhelfen. Ob „Anna“ immer eine Hilfe war? Na ja, bei einfachen, konkreten und nicht zu langen Fragen, ja. Mehr schaffte die freundliche Schwedin nicht.

Chat-Bots der heutigen Generation arbeiten nach Algorithmen und sind selbstlernend. Meist beruhen sie auf Google-KI. Sie erweitern ihr Wissen mit jedem neuen Vorgang. Je länger diese digitalen Kollegen im Dienst sind, umso schlauer werden sie.
Im Bereich Recruiting spricht man von Chats-Bots eher als Career-Bots. Sie können verschiedene Aufgaben im Bewerbungsprozess übernehmen:

  • Mit Stellenangeboten die richtigen Leute ansprechen: Je nach Anforderungen des Stellenprofils können Bots in Kooperation mit Karrierenetzwerken die Ausschreibung den passenden Usern anzeigen (Matching).
  • Eine Flut von Bewerbungen und keine Zeit, alle durchzuschauen? Der Career-Bot meckert nicht, sondern macht. Anhand vorab festgelegter Kriterien überprüft der Bot die Unterlagen. Und das ziemlich korrekt: Denn Diversität ist für den Bot Alltag. Wird er nicht mit Vorurteilen gefüttert, kennt er auch keine.
  • Nächste Runde: Lassen Sie Ihre Bewerber jobspezifische Aufgaben lösen wie in einem Assessment-Center, dann kann ein Bot auch hier die Auswertung für Sie übernehmen. Er kennt die Lösung und gleicht damit die Bearbeitungen der Bewerber ab.
  • Career-Bots können auch Job-Interviews übernehmen. Zumindest im Erstkontakt. Allerdings kann das nach hinten losgehen, wenn die Bewerber sich nicht wertgeschätzt fühlen, weil sie mit einem Roboter sprechen sollen, statt mit einem menschlichen Recruiter.
  • Die Bots sind gut geeignet, um die Kandidaten über den Stand des Bewerbungsprozesses auf dem Laufenden zu halten, über die nächsten Schritte zu informieren und am Ende Feedback einzuholen.

Vor- und Nachteile von Bots

Vorteile:

Erreichbarkeit

Ein Bot ist eine Maschine und demnach zu jeder Tages- und Nachtzeit erreichbar. Der Bot wird nie müde und arbeitet immer mit gleicher Qualität.

Reaktionsgeschwindigkeit und Multitasking

Der Bot kann wesentlich schneller auf Anfragen reagieren als ein Recruiter aus Fleisch und Blut. Außerdem hat er keine Schwierigkeiten mit Multitasking und arbeitet zeitgleich mehrere Aufgaben ab.

International

Unternehmen, die global agieren, können sich noch einen weiteren Vorteil zu Nutzen machen: Dem Bot ist es nämlich egal, ob er Antworten auf deutsch, englisch, spanisch oder chinesisch beantwortet. Alles nur eine Frage der Programmierung.

Gewohntes Umfeld

Die meisten Kandidaten werden im Umgang mit einem Bot keine großen Schwierigkeiten haben. Sie nutzen Chats im Alltag in diversen sozialen Netzwerken und vertrauen diesem Kanal.

Nachteile:

Kosten-Nutzen

Bevor Sie einen Bot einsetzen sollten Sie prüfen, ob Kosten und Nutzen in einem guten Verhältnis stehen. Es kostet viel Zeit, sich im Vorfeld Gedanken über die Strukturen zu machen. Denn der Bot benötigt Informationen zu verschiedenen Themen, gegliedert nach Fragen und Antworten. Sie sollten dazu die häufigsten Fragen – ähnlich der FAQ – Ihres Unternehmens kennen und sie nach dem Muster eines Entscheidungsbaums oder -diagramms darstellen können. Die Software hinter dem Bot ist nicht ganz günstig und muss sich lohnen. Zumal zum Anfangsaufwand auch Zeit für die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung anfällt. Für kleine und mittelständische Unternehmen kommen eher Softwarelösungen in Frage, die bereits vorgefertigte Themenblöcke mitliefern und nur geringfügig angepasst werden müssen. Am Ende sollten Sie hochrechnen, ob die Bewerberflut wirklich so groß ist, dass sich die Investition in einen Chat-Bot lohnt.

Performance

Wer einen Bot einsetzt, sollte unbedingt auf Qualität achten. Nichts ist ärgerlicher als wenn der Bot die User nicht versteht, sich quasi „aufhängt“ und immer wieder mit den gleichen Nachfragen um die Ecke kommt. Dann verliert das Gegenüber – Ihr Bewerber – schnell die Geduld und verbindet die schlechte Erfahrung mit Ihrem Unternehmen. In einem Haus, in dem der Bot schon nicht richtig funktioniert, verliert man die Fantasie dafür, dass alles andere natürlich auf dem neuesten Stand ist.

Fazit

Der Einsatz von KI im Recruiting ist im Alltag vieler HR-Abteilungen bereits angekommen. Das ist auch gut so. Denn moderne Technik soll Menschen entlasten. Sinnvoll eingesetzt können Chat-Bots oder Career-Bots genau das tun. Allerdings sollten Sie sich vorher intensiv mit der Materie beschäftigen.
Der Bot ist Mittel zum Zweck, um Personalabteilungen von Routineaufgaben zu entlasten. Obwohl die Bots immer smarter werden und die Technik allgemein bekannt ist, nutzen aktuell nur 8 % der Unternehmen Chat-Bots.
Denken Sie daran: Es geht darum, Menschen als Kandidaten zu Menschen in Unternehmen zu vermitteln. Deshalb wollen wir bei PNM verstehen, was Sie besonders macht – als Kandidat und als Arbeitgeber. Wir setzen weiterhin auf Kommunikation von Mensch zu Mensch. Unterstützung durch Bots ist dennoch eine Option. Aber eben nur da wo es Sinn macht.
Vielleicht hilft es Ihnen bei Ihrer Entscheidung, zu wissen, wer bereits Bots einsetzt. Schauen Sie mal hier vorbei.

In unserer nächsten Folge der Serie „Recruiting digital“ lesen Sie, was Sprachcomputer können. Fluch oder Segen? Erfahren Sie es demnächst hier.