Von der Kunst, Videokonferenz aufzuwerten

Spätestens seit März gehören Videokonferenzen zum Business-Alltag der meisten Unternehmen. Die virtuellen Meetings haben neben dem beabsichtigten Infektionsschutz viele weitere Vorteile: Die Teilnehmer müssen keine weiten Reisen unternehmen, man kann sich kurzfristig verabreden und bringt unkompliziert viele Menschen zusammen. Wie man sich in Videokonferenzen verhält, sollte inzwischen jeder wissen. Viele peinliche Videos im Netz zeigen schließlich, wie man es nicht macht. Der schlimmste Fail: nach der Verabschiedung aus einem Meeting die Kamera anlassen. Negativbeispiele seien Ihnen an dieser Stelle erspart.

Wenn man mehr sieht, als man möchte

Natürlich gibt es im Internet auch zahlreiche Empfehlungen dafür, wie man in Videokonferenzen einen guten Eindruck macht. Trotzdem lässt sich bei den ja eigentlich streng geschäftlichen Zusammenkünften immer wieder eine erstaunliche (Nach-)Lässigkeit beobachten. Da zeigen Webcams im Hintergrund Socken auf einem Wäscheständer, einen Kollegen, der genüsslich seinen Asia-Nudelsnack verspeist (schließlich ist es Mittagszeit) oder eine Teilnehmerin im Schlabberlook, die aussieht, als sei sie gerade aus dem Bett gestiegen. Das Erstaunliche: Das sind alles Menschen, die vorher bei klassischen vor Ort-Meetings top professionell aufgetreten sind.

Über Kleidung Wertschätzung zeigen

Für derart sorgloses Benehmen in Videokonferenzen gibt es zwei Gründe: die häusliche Umgebung und die Kleidung. Der unvergessene Literaturkritiker Marcel Reich-Ranicki war dafür bekannt, dass er Bücher stets am heimischen Schreibtisch las – niemals auf dem Sofa! – und dabei einen Anzug trug. Damit bewies er Haltung gegenüber seiner Arbeit und gegenüber den Autoren, über deren Werke er später zu urteilen hatte. Natürlich müssen Teilnehmer von Videokonferenzen nicht mit Anzug oder Kostüm vor der Webcam sitzen, aber ein Hemd bei einem Mann und eine Bluse bei einer Frau ist ein angemessenes Zeichen der Wertschätzung des geschäftlichen Termins. Auch ist es ein Zeichen von Professionalität, wenn ich mir Gedanken darüber mache, was die Teilnehmer außer mir noch auf dem Bildschirm sehen. Einige Konferenztools bieten eine Auswahl an virtuellen Hintergründen, die das Problem lösen. In allen anderen Fällen gilt: Bitte umdrehen und checken und am besten noch eine Kameraprobe machen.

Meeting-Tools: keine Raketenwissenschaft

Womit wir bei der Technik sind – ein weiterer Punkt, bei dem sich zeigt, wer ein Videokonferenzprofi ist und wer nicht. Richtig macht es, wer sich im Vorfeld zur Teilnahme an einer Konferenz mit einer neuen Software über deren Funktionen und Features informiert. Ist man unsicher und möchte sicherstellen, dass die Technik auf jeden Fall tadellos arbeitet, kann man den Einladenden auch um eine kurze Probeschaltung bitten. Vertraut machen sollte man sich unbedingt mit der „Mute“-Funktion. Eine Knigge-Regel für Videokonferenzen empfiehlt, das Mikrofon bei längeren Sprechpausen stets auszuschalten. Eine wichtige Ergänzung: Und wieder einzuschalten, wenn man etwas sagen möchte. Überraschend oft wird das nämlich vergessen, und der Moderator muss den tonlos Sprechenden auf seinen Fehler aufmerksam machen. „Sorry, ich war noch auf mute“, heißt es dann. Ach.

Stell Dir vor, es sei ein echtes Meeting

Videokonferenzen sind anstrengend – trotz aller Bequemlichkeit. Und die meisten Menschen würden ihre Kollegen, Kunden und Geschäftspartner auch gerne mal wieder persönlich treffen. Bis das wieder möglich ist, sollten alle Teilnehmer von Videokonferenzen dafür sorgen, dass diese Art von geschäftlichen Meetings diese Bezeichnung auch verdient. Lassen Sie uns alle konzentriert, gut vorbereitet und mit professioneller Ausstrahlung und Ausstattung zusammenkommen. Wie im echten Leben, von dem hoffentlich bald wieder mehr stattfinden wird.

5 Tipps, mit denen Sie in Videokonferenzen einen guten Eindruck machen:

  • Machen Sie sich vorab mit der Anwendung und ihren Funktionen vertraut, sofern Sie sie noch nicht kennen.
  • Testen Sie Ihre Webcam, beispielsweise mit https://de.webcamtests.com/. Die Webseite greift vorübergehend auf Ihre Kamera zu und wertet aus, ob das Bild einwandfrei ist. Achten Sie aber nicht nur auf die technische Qualität und die perfekte Ausleuchtung Ihres Gesichts, sondern auch auf den Hintergrund. Der sollte möglichst wenig privat aussehen.
  • Einige Konferenztools bieten virtuelle Hintergründe an. Nutzen Sie diese, können Sie sich das Aufräumen sparen.
  • Kleiden Sie sich zur Konferenz so, wie Sie es auch tun würden, wenn Sie ins Büro gehen.
  • Und: Verhalten Sie sich entsprechend. Wenn Sie im Meetingraum Ihrer Firma nicht am Smartphone herumspielen oder in ein Käsebrot beißen, dann tun sie das auch bitte nicht vor laufender Webcam. Auch Aufmerksamkeit signalisieren ist freundlich und professionell.